5S最初源自日本，包括整理、整顿、清扫、清洁、修养。这些相信大家都已耳熟能详了，在中国也有不少企业在运用，力求使工作场所保持清洁、有序。不过，大部分公司都将工作的重点放在了厂区内，但是对办公室却不太重视。笔者以前所在的公司，厂区内的5S做得非常好，所有的机器、工具、物料，甚至工人工作时的位置都有严格的规定，并有专门的5S小组的人员巡查，这样，厂区内几乎任何时候都很整洁。然而看看办公室的情况，却令人大失所望。大部分的桌子上都摆了一大堆乱七八糟的东西。有时要找一份文件或资料，很可能要将桌子、柜子及抽屉都翻个遍才行。本人就曾试过为找一份供应商的资料花了近2个小时还未找到，只好做罢。但过了几天，在找其它东西时又突然发现了。估且不提这时是否还有用，仅时间就浪费了不少。
    相信很多人都有过这样的经历，用了几个月的邮箱，突然收到网管的信，警告说再不删文件的话，邮箱会瘫痪。于是不敢待慢，马上着手清理邮箱。天啊，几百个邮件，很多甚至连“主题”都没有，到底哪些可删，哪些要保留呢？只有一个个打开，重新阅读，回忆当时的情形，再决定是否有用，等到将所有“无用”的文件全部删除，才发现半天时间已经过去了。
    上述这些现象使我们意识到，应重视办公室的5S，人们关注厂区的5S工作，是为了向工人提供好的工作环境，使工人的工作高效进行，提高生产效率。其实，管理人员更需要良好的环境，管理人员虽然不直接生产，但他们的时间更宝贵，更有价值。因此，要避免上述类似现象的发生，从根本上说就是要做好办公室的5S。对顾问公司来说，这点尤为重要，因为它的主要财富就是人，确切地说是人的时间。常常有顾问忙不过来的现象，但经过观察发现其实他/她的工作时间并非完全有效的，找资料就是其中的一部分。
    办公室的5S主要体现在：
    1、将各种参考资料分门别类地摆放；
    2、做好读书笔记，以便有需要时采用；
    3、将不同项目的文件及时归档存放。特别是软拷贝应采用明确的命名，并放在正确的目录下，不同的版本以日期或版本号区别，以节省查找的时间；
    4、邮箱应随时清理，节省邮箱的空间。有一个方法可以节约空间，如有重要的文件时，可在回复时加上原文，然后将原文删掉。这样可以保证总是只保存一份拷贝。另外，在发邮件时，尽量加上标题，这样也可节省时间。
    如果你在为时间不够用而烦恼，就不妨试一下上述几条看似简单的方法，相信一定可以使您的时间更充裕。
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——转自黄杰老师搜狐博客