管理方法-管理者必须掌握的八大工具-高效会议

必备工具

高效会议

    80％的经理人都承认他60％的时间都在开会，同时80％的经理人也承认60％的会议都是没有效率的会议。实际上开这种大量的无效会议，会大大降低企业的管理效率。

会议成为有效工具的前提：
1、取消无效会议，避免资源和时间的浪费
2、成败的关键是会前准备和会后落实。如果会前准备的很充分，那么会议上的沟通就会变得简短、有效，并能很快地做出一个相应的决策。会后落实要注意的事：一定要有一个书面的会议记录，让所有参加会议的人都知道开了一个什么会，什么样的结果，什么样的事情由谁来负责平，只有这样才能够把会议的效果给体现出来；会议一定要做出一些决定，得出一些结果；有了结论就要把它具体到某个人，在某个时间内，要把某件事情给完成。只有这样我们的落实工作才会做到位。
3、会议主持也需要练习，比如控制时间、进程、气氛等。找一名优秀的上司跟着他开几次有效的会仪，自然就掌握了。
4、不要开没有议程的会议，应该事先定好一个会议的议题，让相关的参会人员去做相应的准备，这样在会议上才能够就这些问题做深入的探讨。
5、会议不是社交场所，不要在会议上去互相交流一些个人信息，私人的寒暄应当到会后再聊。

会议的种类：
1、正式会议，比如董事大会、股东大会等。（通常这类会议我们都花很多的时间去准备，所以开起来也不会出现什么问题。）
2、例行的会议，比如企业每个月的一次例会，部门每个月的工作总结等。（通过这样的例行会议让相关的管理者都知道企业发展的状况，也可以就某一些需要跨部门沟通的事情做一个决策，时间不需要很长，两三个小时足以。所以如果企业没有的话，建议应该引入一些这样的会议。如果已经有，就应该提高会议的效率。）
3、临时性的会议，比如工作小组会议，跨部门的一些会议。（这种会议通常准备的都不是很到位，但要让参加会议的人都知道这个会议的目的是什么，要解决什么问题，要做什么样的决定，要做什么最基本的准备，而不是毫无准备的去开。）
4、管理者与下属、员工的谈话或讨论也是会议的一种形式。

    要特别提醒大家注意的是要尽量地减少那种不必要的跨部门的沟通，可以从组织架构上去改变它。如果有的时候没办法避免，那至少要做充足的准备，而且事后要把决定彻底地实施下去。会议中如果涉及到人际关系的问题，需要我们花更多的时间去关注，并且一定要有耐心，不要仓促的做决定。

    我们要让会议真正地变成一个沟通甚至是争执的场所，让不同的意见发表出来，你会发现我们的下属实际上有很多很好的想法，如果你不给他机会让他表白出来，那么你就会错过很多的机会。就像迪斯尼总裁所说的“如果一个会议上没有争执，那么一定是哪里出了问题”。

文章选自《有效管理者的八大工具》VCD教程

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